כיצד לכתוב מכתב רשמי

במהלך החיים, רוב האנשים יידרשו לכתוב מכתבים רשמיים לאירועים שונים. הפורמט המקובל של מכתב רשמי, המכונה לעיתים מכתב עסקי, מדויק ויש לעקוב אחריו בכדי להתייחס אליו ברצינות.

כיצד להשתמש במכתב רשמי לדוגמא

הורד את המכתב הרשמי הניתן לעריכה.

לשימוש באות הדוגמא, לחץ על התמונה. בשלב זה, תוכל להוריד אותו למחשב שלך לשימוש מאוחר יותר או לערוך אותו בהתאם לצרכים שלך ואז לשמור ולהוריד אותו. להורדת האות לחץ על התמונה והיא תיפתח בחלון חדש. לאחר מכן לחץ על סמל ההורדה כדי לשמור אותו במחשב שלך.

מאמרים קשורים

כיצד לפנות מכתב למשפחה בצורה נכונה
מכתבי בקשה לדוגמא
כיצד לכתוב מכתב עסקי

כדי לערוך את המכתב לפני ההורדה:

לחץ על התמונה.
לחץ על האזור שברצונך לערוך והדגיש את הטקסט שם.
שנה את הטקסט לפי הצורך.

אם אתה זקוק לעזרה בהורדת הניתנים להדפסה, זהלהנחותיכול להיות משאב שימושי.

לדעת מה לכתוב ואיך לכתוב מכתב רשמי זו ללא ספק מיומנות שתשתמש בה שוב ושוב במהלך חייך המקצועיים. מעקב אחר הפורמט הנכון חשוב לא פחות ממה שאתה כותב בפועל כשמדובר במכתבים רשמיים.

שלב 1: איסוף מידע

כדי לכתוב את המכתב שלך, יהיה עליך לקבל מידע על עצמך ועל האדם שאליו אתה כותב. יהיה עליך לכלול את כתובתך וכל מידע אודותיך התומך במטרת המכתב.

המידע הדרוש לך לגבי מקבל מכתבך כולל:

שם מלא
כותרת (ד'ר, כומר, גברת)
שם החברה או הארגון
כתובת דואר

כשאתה שולח מכתב רשמי, כדאי לפנות אליו לאדם ספציפי. אם אינך בטוח מי להפנות את מכתבך, תוכל לבדוק באתר החברה או להתקשר אליו ישירות. כאשר אינך יודע את כותרת האדם או כאשר אינך בטוח אם מדובר בגבר או אישה, תוכל פשוט להשתמש בשמו המלא של האדם לבדו.

שמור את כל המידע הזה במקום אחד שבו תוכל למצוא אותו בקלות בזמן כתיבת המכתב שלך. זה יקל על תהליך כתיבת המכתבים בפועל.

שלב 2: עיצוב

קיים פורמט סטנדרטי מקובל למכתבים רשמיים. היצמדו לפורמט זה ותתרשמו שאתם מכבדים את פורמליות המצב והתאמנתם לעצב מחקר. ה מעבדת כתיבה מקוונת של פרדו מציע הנחיות ספציפיות לעיצוב מכתב רשמי:

גופן בן 12 נקודות
גופן Times New Roman
רווח בין קו יחיד
שוליים של 1.5 אינץ '
פורמט חסימה
יישור שמאל
תאריכים שנכתבו כמו בדוגמה זו: 14 במרץ 1999 (עם החודש מאוית והשנה כוללת ארבע ספרות)

שלב 3: כותרת

הכותרת כוללת את הכתובת שלך ואת התאריך; אתה לא שם את שמך בכותרת. מקובל לכלול את כתובת הדוא'ל שלך ואת מספר הטלפון שלך בכותרת, אך אינו נדרש. הכותרת עוברת בפינה השמאלית העליונה של המסמך בתבנית בלוק, כלומר כל שורה מתחילה ממש מתחת לשורה האחרונה.

אם אתה כולל כתובת דוא'ל, ודא שהיא מקצועית. כתובת דוא'ל כגון catsRcute@wahoo.com תיראה בוסרית ולא מקצועית. במידת האפשר, צור כתובת דוא'ל המשתמשת בשם הפרטי ושם המשפחה שלך בלבד. אותו תקן תקף לכלול מספר טלפון. כלול רק מספר שאליו ניתן להגיע אליך בקלות או שיש אפשרות להשאיר הודעה עבורך.

שלב 4: כתובת פנימית

הכתובת הפנימית כוללת את השם ואת הכתובת של האדם שאליו אתה כותב. מילוני אוקספורד משתף שקטע זה של מכתבך צריך להתחיל ארבע שורות מתחת לכותרת. התחל עם שם הנמען ושמו המלא. אם אינך יודע את שמו של האדם, תוכל להשתמש בכותרתו בלבד, אך עדיף להפנות את המכתב לאדם ספציפי. מתחת לשם תכתוב את הכתובת עם כל המילים שנכתבו. לדוגמה, עליך להשתמש ב'רחוב 'ולא בקיצור' רחוב. '

שלב 5: הצדעה

ההצדעה היא בעצם ברכה, כמו כשאתה פוגש מישהו באופן אישי ואומר 'שלום'. על סעיף זה להתחיל שתי שורות מתחת לכתובת הפנימית. ההצדעה הפורמלית הנפוצה ביותר, על פי לִכתוֹב , הוא 'יקר'. לאחר מכן תכלול את כותרת הנמען ואת שמו ואחריו נקודתיים. לדוגמה, אתה יכול לומר 'מר ג'ונס היקר:'

שלב 6: גוף

גוף המכתב הוא המסר האמיתי שלך. במכתב רשמי אתה יכול להחזיק בכל מקום בין אחת לשלוש פסקאות בגוף בהתאם למטרתך.

פסקה ראשונה - הציגו את עצמכם ואת מטרתכם לכתיבה
פסקה שנייה - ספק מידע קצר התומך במטרתך
פסקה שלישית - תודה למקבל על זמנו והתייחס לכל החומרים המשלימים שסופקו

יש למקם את גוף המכתב שתי שורות מתחת לברכה, כך שתדלג על שורה אחת ביניהן.

שלב 7: סגירה

הסיום הוא איך אתה נפרד במכתב. דלג על שורה אחת אחרי הגוף ואז כתוב את הסגירה שלך. אחרי שלךביטוי סיוםאתה רוצה להשאיר מספר שורות מתחת, ואז להקליד את שמך המלא. המרחב שתשאיר יהיה המקום בו אתה חותם פיזית על המכתב. סגירות רשמיות מקובלות כוללות:

כל טוב
בכנות
איחולים לבביים

הקפד תמיד לעקוב אחרי הסגירה בפסיק.

שלב 8: עריכה

חשוב מאוד לבדוק את הפורמט, האיות והדקדוק במכתב רשמי לפני שאתה שולח אותו. סוג זה של תשומת לב לפרטים מראה את מוסר העבודה שלך ואת היכולת שלך לבצע מעקב. אתה יכול להשתמש באפשרות בדיקת האיות במחשב שלך כנקודת התחלה. לאחר שעשית זאת, מומלץ לבקש ממישהו אחר לבחון את המסמך. לאחר מכן עליך לבדוק את המכתב בעצמך פעם נוספת לפני השלמתו. במהלך העריכה אתה והמבקר שבחרת צריכים לחפש את הדברים הבאים: