ככל שתקדים לכתוב מכתב עסקי התנצלות לאחר הפרה, כן ייטב. אם ביצעת עבירה עסקית כלשהי, התנצל זמן קצר לאחר מכן. פעולה מהירה יכולה לעשות את ההבדל בין שמירה או סיום קשר עסקי. גש לתבנית המתאימה ביותר למצבך על ידי לחיצה על התמונה. הוא ייפתח כמסמך PDF הניתן להתאמה מלאה שתוכל לערוך על מנת לענות על צרכיך. לאחר מכן, פשוט שמור והדפס. תראה את זהמדריך לעבודה עם הדפסיםאם אתה זקוק לעזרה.
מכתב התנצלות לדוגמא ללקוח בגין שירות לקוחות גרוע
השתמש בתבנית זו אם אתה צריך לנסח מכתב המתנצל על שירות הלקוחות שאינו מספק.
מאמרים קשורים- תרבות עסקית יפנית
- ציוד משרדי בסיסי לעסקים
- תפקיד העוזר המינהלי
דוגמה למכתב התנצלות משירות לקוחות
מכתב התנצלות עסקית על אי הנוחות
השתמש במכתב התנצלות לדוגמא זה כדי לתקשר עם לקוח שלא הביא להפרעה כתוצאה מבעיה בארגון שלך.
מכתב התנצלות עסקי על אי הנוחות
מכתב התנצלות עסקית על תקשורת לא נכונה
אם תקשורת שגויה יצרה בעיה אצל לקוח, השתמש באות דומה לזו שלמטה כנקודת מוצא לשחזור שירות.
מכתב התנצלות בגין תקשורת שגויה
תבנית מכתב התנצלות למוצרים פגומים
השתמש בתבנית זו אם אתה צריך להתנצל בפני לקוח שקיבל משלוח שנפגע.
השכרת התנצלות על סחורות פגועות
דוגמה להתנצלות על החמצת פגישה
השתמש בגרסה זו כדי לכתוב מכתב התנצלות על החמצת פגישה שהיית צריך להשתתף בה.
מכתב התנצלות על החמצת פגישה
עבודה עם התבניות
לאחר שפתחת את התבנית שבחרת, לחץ במקום כלשהו במסמך לעריכה. אתה יכול להשתמש באותיות או מעט באותיות הדוגמה שתרצה בגרסתך. השתמש בפקודות התפריט בסרגל הכלים כדי לשמור ולהדפיס את המסמך המוגמר.
מכתבי דוגמה אחרים להתנצלות מקצועית
כמובן שישנן סיבות נוספות שתצטרך להתנצל בפני אדם או ארגון איתו אתה עושה עסקים. אם התבניות לעיל אינן עונות על צרכיך, הניסוח באחת מאותיות הדוגמה הבאות עשוי לעזור.
- מכתב דחיית עסקים: אם אתה צריך לשלוח מכתב דחייה לספק שהשיב לבקשת הצעה (RFP) או למועמד שמגיש מועמדות למשרה, אלהמכתבי דחייה לדוגמאיכול להיות תבניות מועילות.
- תיקון טעות חשבונאית: אם אתה צריך לענות ללקוח שהצביע על טעות בחשבונו, זה מכתב לדוגמה מתאר שפה מתאימה להתנצלות. זה עשוי להיות מועיל לשייך את המכתב עם aתזכיר חיוב.
- מעקב ביטול הזמנה: אם בעיה בחברה שלך הובילה לכך שלקוח החליט לבטל הזמנה, שקול לשלוח מכתב מעקב לביטול הזמנות להתנצל על הנושא.
- מתנצל בפני הבוס: אם נוצר מצב שיוביל לכך שתצטרך להתנצל בפני הבוס שלך, כנראה שעדיף לנהל את השיחה באופן אישי. לאחר מכן, המשך עם אתודה לך לבוס שלךעל הקשבה, הבנה וביטוי אחר להערכה לעבודה איתך לפתרון המצב.
מה לכלול במכתב התנצלות עסקית
אמנם כל סיטואציה ייחודית, אך בדרך כלל מכתבי התנצלות עסקיים צריכים להתאים לפורמט זה:
- התחל באמירה שאתה מצטער. אתה רוצה שכוונת המכתב תהיה ברורה.
- לאחר מכן, הציעו הסבר בנוגע לסיבת המכתב. הודה מה השתבש וכיצד אתה מתכנן לתקן את המצב.
- לצד הרחבת ההתנצלות במועד, הקפידו להבטיח שלא תחזור על העבירה.
- בסוף המכתב, התנצל פעם נוספת והזכר שאתה מעריך את הקשר העסקי.
בדרך כלל, אם אתה מודה שטעית בשיקול דעת או טעית באופן כלשהו ומביע את צערך בכנות, האדם שמקבל את המכתב יסלח על ההפרה וימשיך לעשות איתך עסקים. עם זאת, לפעמים זה לוקח יותר ממילים, ומכתב התנצלות חייב להיות מלווה בהשבה מתאימה לתיקון היחסים העסקיים שלך. שקול את ספציפי המצב בעת ההחלטה איזה - אם בכלל - נדרש השבה למתן שירות לקוחות הולם ויעיל.
שימוש בדוא'ל למכתב התנצלות עסקי
ניתן לשלוח מכתבי התנצלות עסקית בדואר דואר אואימייל. טיפים שיש לקחת בחשבון בעת התנצלות בדוא'ל כוללים:
- בעת שליחת מכתב עסקי רשמי בדוא'ל, שמרו את המכתב שהושלם כקובץ PDF וצירפו להודעת דואר אלקטרוני.
- כתוב שורת נושא תיאורית שתבהיר למקבל שהקובץ המצורף הוא מכתב התנצלות למצב ספציפי.
- הוסף הערה לגוף ההודעה המורה לנמען לבדוק את המכתב המלא שצורף.
- לקבלת גישה מעט פחות רשמית, או אם אתה חושש שהנמען לא יפתח קובץ מצורף, הכנס את הטקסט המלא של המכתב לגוף הדוא'ל.
טיפים לכתיבת מכתבים בהתנצלות עסקית
לצד הצפייה במכתבי התנצלות עסקיים לדוגמה, הטיפים המהירים הבאים יהיו שימושיים בעת כתיבת מכתב משלך:
- הקלד את ההתנצלות באמצעות גופן נפוץ וקל לקריאה כגון Times Roman או Arial.
- הדפיסו את מכתבכם על נייר לבן באיכות טובה אם תשלחו בדואר מסורתי.
- השתמש בפורמט רשמי של מכתב עסקי כגון חצי בלוק או בלוק מלא.
- שלב את התנצלותך בתחילת מכתבך.
- הבהיר את הבעיה כאשר אתה מתנצל בפני לקוח.
- הציעו הסבר ספציפי.
- תאר איזו פעולה אתה מתכנן לנקוט כדי לתקן את הבעיה.
- בדוק את המכתב כדי לוודא שהוא מעביר את ההודעה בצורה מדויקת.
- הגה היטב, בדוק היטב ותקן שגיאות.
- בקש ממישהו אחר לקרוא הגהה לפני סיום, ולבצע את ההתאמות הנדרשות.
- שמור את הגרסה הסופית של המכתב.
- חתמו על המכתב ביד לפני דיוור או יצירת מסמך PDF לצרף לדוא'ל.
- הנח עותק בתיק הלקוח, תוך שמירה על סימון מתי נשלח.
מתי לדחות כתיבת מכתב התנצלות
אמנם זה נבון ברוב המקרים לכתוב ולשלוח את מכתב ההתנצלות שלך עם תגובה מהירה, אך ישנם מקרים שהכי טוב לחכות. לדוגמא, אם האירוע המדובר עלול לגרום לתביעות משפטיות או לבעיות אחריות, עדיף לשוחח עם יועץ משפטי לפני שתעלה דבר בכתב.
שמירה על יחסים עסקיים
שמירה על יחסים עסקיים בריאים דורשת לפעמים התנצלות. שליחת מכתב התנצלות יכולה להראות לצד הנפגע שאתה לא רק מבין שטעית ולקבל אחריות על מה שקרה, אלא שאתה מעריך את הקשר. לומר שאתה מצטער בצורה מקצועית יכול להציל קשרים עסקיים ולפזר את הבעיה לפני שהיא יוצאת מכלל שליטה.
